Tipps und Tricks
Bei der Verwaltung von Immobilien handelt es sich um eine komplexe Aufgabe, sodass Eigentümer eine sorgfältige Planung sowie Organisation benötigen. Es gilt, viele verschiedene Aspekte der Immobilienverwaltung zu berücksichtigen, zu denen unter anderem die Gründung eines Unternehmens und die Einstellung von Mitarbeitern zählen.
Gründung eines Unternehmens zur Immobilienverwaltung
Auch wenn sich die Eigentümer einer Immobilie nicht zwangsläufig als Unternehmer betrachten, kann es unter bestimmten Umständen Sinn machen, ein eigenes Unternehmen für die Verwaltung der Immobilien zu gründen. Dabei ist die Unternehmensgründung vor allem Eigentümern zu empfehlen, die eine professionelle Tätigkeit in diesem Bereich anstreben. Ein eigenes Unternehmen kann als rechtliche sowie organisatorische Basis dienen, um langfristig erfolgreich im Immobiliengeschäft zu wirtschaften und sich rechtlich abzusichern.
Analyse des Marktes
Bevor ein Unternehmen gegründet wird, sollten Eigentümer zuerst einmal den Markt sorgfältig analysieren. Dabei spielt die Entwicklung eines tragfähigen Geschäftsmodells eine zentrale Rolle. Eigentümer sollten sich mit der Frage auseinandersetzen, welche Art von Immobilien sie verwalten und ob sie im Rahmen der Immobilienverwaltung weitere Dienstleistungen anbieten möchten. Auch in der Immobilienbranche kann eine klare Positionierung dafür sorgen, mehr Kunden zu gewinnen. In diesem Fall handelt es sich bei den Kunden um Mieter, die ihrer Immobilie den Vorzug gegenüber anderen Optionen geben.
Die richtige Rechtsform wählen
Eine zum Unternehmen passende Rechtsform zu wählen, ist ein wichtiger Schritt, der gut überlegt sein sollte. Dabei spielt neben der Größe des Unternehmens auch das Haftungsrisiko eine Rolle. Steuerliche Aspekte gilt es ebenfalls zu berücksichtigen. Soll ein kleines bis mittelgroßes Unternehmen gegründet werden, dessen Hauptzweck in der Verwaltung von Immobilien besteht, bietet sich die Gründung einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) an. Diese Rechtsform wird häufig für die Immobilienverwaltung gewählt, weil sie eine klare Trennung von Betriebs- und Privatvermögen ermöglicht. Das Haftungsrisiko von Immobilieneigentümern ist auf das Kapital der Firma begrenzt, sodass das Privatvermögen im Falle einer Insolvenz nicht belastet wird.
Ausarbeitung eines Businessplans
Die Erstellung eines detaillierten Businessplans ist in vielerlei Hinsicht zu empfehlen. Ein Businessplan sollte die folgenden Inhalte behandeln:
● Geplante Dienstleistungen
● Beschreibung des Geschäftsmodells
● Umsatz- und Kostenprognose
● Risikoanalyse
Der Businessplan kann von Eigentümern als Leitfaden verwendet werden, um den Erfolg des Unternehmens zu überprüfen und zu steuern. Ein weiterer Vorteil eines Businessplans besteht darin, dass er bei Banken und anderen Kreditgebern vorgelegt werden kann, um weiteres Kapital einzusammeln. Das ist vor allem für Eigentümer relevant, die ihr Immobilienportfolio erweitern oder bei den bereits bestehenden Immobilien teure Renovierungen durchführen lassen möchten. Solche Vorhaben können schnell ins Geld gehen, sodass die Aufnahme eines Darlehens erforderlich ist. Ein Businessplan kann dem Kreditgeber alle Informationen an die Hand geben, welche dieser benötigt, um eine Entscheidung bezüglich der Kreditvergabe treffen zu können. Je überzeugender der Businessplan gestaltet ist, desto höher fallen die Chancen auf einen Kredit aus.
Einstellung von Mitarbeitern
Die Verwaltung von Immobilien kann aufwendig sein und viel Zeit in Anspruch nehmen. Dementsprechend stellen sich viele Immobilieneigentümer die Frage, ob sie bestimmte Aufgaben nicht auslagern können. Grundsätzlich ist das möglich, die Sinnhaftigkeit der Einstellung von Mitarbeitern hängt aber hauptsächlich von der Größe des Immobilienportfolios ab. In der Anfangsphase und bei geringem Immobilienbestand macht es Sinn, die Verwaltung der Immobilien allein zu bewältigen, um die Kosten möglichst gering zu halten. Je größer das Immobilienportfolio ausfällt und je mehr Einnahmen dieses generiert, desto sinnvoller ist die Einstellung von Mitarbeitern, um die zunehmende Arbeitsbelastung entsprechend zu verteilen, sodass weiterhin eine effiziente Verwaltung gewährleistet ist.
Mögliche Mitarbeiterbeschäftigungen in der Immobilienverwaltung
Eigentümern stehen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung, um Mitarbeiter zu beschäftigen. Kommt es zu einer klassischen Anstellung, bietet dies sowohl für den Arbeitnehmer als auch für den Eigentümer als Arbeitgeber klare rechtliche Rahmenbedingungen. Von vielen Arbeitnehmern wird dieses Modell bevorzugt, weil es eine höhere Sicherheit mit sich bringt. Eine Alternative zur klassischen Anstellung besteht im Abschluss eines sogenannten Dienstvertrags. Ein Dienstvertrag wird meist dann abgeschlossen, wenn im Rahmen eines Vertrags ein selbstständiger Dienst erbracht wird. In einem solchen Vertrag werden bestimmte Rahmenbedingungen geklärt. Zu diesen zählen unter anderem:
● Vergütung
● Nutzungsrechte für die erbrachte Leistung
● Kündigungsbedingungen
● Urlaubsansprüche
Ein Dienstvertrag bringt den großen Vorteil mit sich, dass beiden Parteien eine hohe Flexibilität zusteht. Er lässt sich je nach Bedarf anpassen und wird in der Immobilienbranche vielfach abgeschlossen, unter anderem bei der Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister, wie einem Makler.
Effektive Kommunikation mit Dienstleistern und Mietern
Wer erfolgreich eine Immobilienverwaltung führen möchte, muss effektiv kommunizieren können. Das gilt sowohl für Interaktionen mit Mietern als auch für die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern, zu denen Handwerker und Hausmeister gehören. Im Rahmen einer klaren und transparenten Kommunikation lassen sich nicht nur Missverständnisse vermeiden, sondern auch möglicherweise auftretende Konflikte schnell lösen.
Überprüfung und Optimierung von Verwaltungsprozessen
Um die Immobilienverwaltung kontinuierlich verbessern zu können, bedarf es einer regelmäßigen Überprüfung sowie Optimierung der zum Einsatz kommenden Verwaltungsprozesse. Möglichkeiten, um bestehende Verwaltungsprozesse optimieren zu können, gibt es einige. Hierzu zählen unter anderem:
● Schulungen für Mitarbeiter
● Einführung moderner Technologien
● Zusammenarbeit mit externen Beratern
Zu den bereits zum Einsatz kommenden modernen Technologien zählen Smart Home Lösungen, welche den Energieaufwand erheblich reduzieren können. Im Rahmen einer effizienten Verwaltung können Eigentümer nicht nur die Zufriedenheit von Mietern positiv beeinflussen, sondern auch die Kosten senken und den Wert ihres Immobilienportfolios erhöhen.